Notice d'utilisation

Tester

Télécharger les fichiers d'exemple et les ouvrir dans l'application :

• Paramètres
• Voeux

L'édition de ces fichiers se fait de préférence avec un tableur, mais est également possible avec un éditeur de texte.

Utilisation

• Charger le fichier des vœux élèves. Le logiciel calcule automatiquement le nombre de groupe à créer dans chaque spécialité, crée les alignements et répartit les élèves.
• Charger le fichier des paramètres pour ajuster la taille et le nombre de groupes (par exemple pour définir des groupes réduits, en langues ou sciences par exemple).

Analyser le résultat (existence ou non de vœux non satisfaits, coût en heures, équilibrage des groupes), puis expérimenter éventellement de nouveaux paramètres (il suffit de redéposer / resélectionner un fichier pour mettre à jour la solution) :

• fermer une spécialité ou limiter le nombre de groupes pour une spécialité (certains élèves n'auront pas leur vœux satisfaits);

• augmenter ou réduire l'effectif maximum d'un groupe :

  • pour réduire ou augmenter le nombre de groupes ;
  • en cas de déséquilibre entre les effectifs des différents groupes d'une même spécialité (par exemple, pour une moyenne de 28 élèves par groupe, essayer une taille entre 29 et 31).

Export

Télécharger si besoin la solution au format CSV; cette fonctionnalité permet :

• de réordonner spécialités ou élèves pour optimiser manuellement la solution ;
• de faciliter l'interopérabilité avec d'autres logiciels.

Fichier de vœux des élèves

Le logiciel charge les données à partir d'un fichier CSV dont les lignes respectent le format suivant :

• Pour les vœux de terminale, il faut supprimer les colonnes Spécialité 3 et Spécialité 3' (sinon le logiciel pense que c'est un fichier pour des premières et crée 3 alignements).
• Spécialité 3' est un second choix (facultatif) dans le cas ou le troisième vœu (de première) ne pourrait être satisfait. En pratique, c'est surtout utile pour les élèves choisissant une spécialité dont on n'est pas sûr de l'ouverture. Attention, dans ce cas, les vœux des spécialités 1 et 2 sont considérés comme fermes ; seule la spécialité 3 peut être remplacée par la 3'.

Un fichier CSV peut facilement être importé, modifié et exporté à partir d'un tableur comme Excel ou LibreOffice-Calc.

Fichier de paramétrage

Le fichier de paramétrage a un impact important sur la répartition des élèves.

Rôle principal du fichier de paramétrage

Le fichier de paramétrage permet de spécifier :

• une taille de groupe classe différente de 35,
• l'existence de dédoublements (effectifs réduits),
• une limite en nombre de groupes (ou la fermeture d'une spécialité).

Le format de ce fichier CSV est le suivant :

Précisions :

• Le nom de la spécialité doit avoir la même orthographe que dans le fichier des vœux.
• Effectifs classe et effectifs réduit sont respectivement les effectifs maximums en classe entière et non dédoublée (capacité des salles de travaux pratiques par exemple) ; si effectifs reduits est égal à 0, le logiciel considère que pour cette spécialité, les élèves sont toujours en classe entière.
• La limite permet de limiter le nombre de groupes (et donc le nombre d'élèves pouvant suivre cette spécialité) ; une valeur de "-1" signifie qu'autant de groupes que nécessaire seront créés.

L'exemple permet :

• de définir pour la spécialité SVT des groupes de 24 élèves pour les travaux pratiques ;
• de limiter la taille des groupes à 24 pour les spécialités arts plastiques et LLCE ;
• de limiter à 1 le nombre de groupes d'arts plastiques ;
• de fermer la spécialité SI (Sciences de l'Ingénieur).

Remarque :

Lorsqu'un cours est dédoublé (pour des séances de travaux pratiques par exemple), il peut être intéressant (surcoût maximum de 2h seulement) de n'avoir que des classes non dédoublées de 24 élèves plutôt qu'une classe de 35. En effet, avec dédoublement, il y a 2 heures (de travaux pratiques, ...) à placer à un autre moment de l'emploi du temps ou à faire assurer par un autre professeur (pour le second groupe de TP). C'est pour cette raison que l'algorithme privilégie les classes non dédoublées (à coût horaire équivalent).

Conseils :

• Ne pas utiliser la colonne effectif réduit (laisser la valeur à 0) ; ce paramétrage pourrait être supprimé dans une version ultérieure en raison de son intérêt limité au vu des contraintes que cela implique sur l'emploi du temps.
• Pour l'effectif, il peut être intéressant d'estimer l'effectif moyen par groupe en fonction du nombre d'élèves ayant demandé cette spécialité. Par exemple, si 57 élèves demandent une spécialité pour laquelle l'effectif maximum est de 24 élèves, 3 groupes sont nécéssaires (soit 72 places disponibles). Sans contrainte, l'algorithme n'arrive pas toujours à équilibrer les effectifs des groupes (par exemple, un groupe de 24 élèves, un de 12 et le dernier de 21). On peut essayer de le forcer à équilibrer les effectifs en limitant la taille du groupe à l'effectif moyen (ici 19), ou plus raisonnablement en ajoutant 1 ou 2 à cette valeur.

Rôle secondaire du fichier de paramétrage

La compréhension du mécanisme de construction des alignements permet d'envisager des solutions lorsque l'algorithme n'y parvient pas.

Dans la zone "Structure des spécialités", ces dernières sont ordonnées : Le premier groupe de la première spécialité est placé dans le premier alignement, le second groupe de cette même spécialité dans le second ... Lorsque tous les groupes d'une spécialité ont été traités, on passe à la suivante. Le premier groupe de cette spécialité est placé dans le prochain alignement (par exemple le troisième si le dernier groupe de la spécialité précédente a été placé dans le deuxième). Exemple, pour la structure suivante :

• NSI, 2 groupes
• Maths, 3 groupes
• SES, 2 groupes

les alignements (en première) seront :

• Alignement 1 :

  • NSI-1 (placé en premier)
  • Maths-2 (placé en quatrième)
  • SES-2

• Alignement 2 :

  • NSI-2 (placé en deuxième)
  • Maths-3 (placé en cinquième)

• Alignement 3 :

  • Maths-1 (placé en troisième)
  • SES-1

L'algorithme respecte l'ordre des spécialités indiqué dans le fichier des paramètres, à moins de trouver une meilleure solution grâce à un calcul de pondération qui dépend :

• du nombre de groupe : moins il y en a, plus le poids est élevé,
• et du nombre de places restantes dans les spécialités : si 57 élèves demandent une spécilité pour laquelle 3 groupes de 19 sont crées, le poids est supérieur à la situation la taille des groupes est de 24 (pour le même nombre d'élèves).

Ainsi, la recherche d'une solution satisfaisante passe par l'expérimentation
de plusieurs solutions ; l'expérience montre qu'il est a priori plus simple de jouersur les effectifs de classe, mais qu'il est parfois nécessaire de réordonner les spécialités dans le fichier des paramètres.

Note : l'amélioration de l'ergonomie pour permettre ces ajustements est une des choses à faire pour les versions futures.